Проявление должной осмотрительности — это когда компания или ИП проверяют своих контрагентов перед тем, как заключить с ними сделку. Должную осмотрительность нужно проявлять прежде, чем подписать договор с партнером, поставщиком или клиентом. Считается, что компании и ИП должны быть внимательными к контрагентам по умолчанию — в ст. 10 Гражданского кодекса есть прямое указание на это: «добросовестность участников гражданских правоотношений и разумность их действий предполагаются».
Понятие «должной осмотрительности» при выборе контрагента (введено в налоговую практику Постановлением Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53) подразумевает использование налогоплательщиком всех доступных ему возможностей и инструментов для получения и проверки информации о контрагенте на предмет его благонадежности.
Отчет о проявлении должной осмотрительности состоит из следующих данных:
- Адрес, телефон и электронная почта организации, имена контактных лиц
- Имена владельцев, наличие аффилированных структур
- Выписки из ЕГРИП, ЕГРЮЛ, Росстата
- Финансовые показатели
- Возраст компании
- Количество сотрудников
- Участие в торгах, наличие госконтрактов
- Судебные разбирательства
- Сводный показатель надежности компании
Необходимо запросить стандартный набор документов:
- Запросить учредительные документы. У ООО: копии устава, протокола назначения директора и его паспорта, ИНН. У ИП: копию паспорта и ИНН.
- Проверить, реально ли контрагент существует. Подойдёт выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП с сайта ФНС.
- Посмотреть коды ОКВЭД из выписки: например, если заказываете коробки, у контрагента должен быть код на такой вид деятельности.
- Найти рекламу, сайт или бизнес-аккаунт контрагента.
- Желательно встретиться с директором лично или хотя бы созвониться по видеосвязи — рекомендует налоговая.
- Проверить, есть ли долги по налогам.
- Посмотреть директора в реестре дисквалифицированных лиц.
- Посмотреть в журнале Вестник госрегистрациине собирается ли налоговая исключать компанию как уже использованную однодневку.
- Проверить адрес и директора на массовость на сайте ФНС в сервисе Прозрачный бизнес.
- Спросить, какой у контрагента штат, где склад и производство. Заскринить и сохранить деловую переписку — в письма № ЕД-5-9/547@налоговая говорила, что запросит ее для проверки.
- Проверить суды в картотеке арбитражных дели уже присужденные долги в базе судебных приставов.
Что такое индекс должной осмотрительности?
Индекс должной осмотрительности (ИДО) – оценка, показывающая вероятность того, что компания является технической, «фирмой-однодневкой», брошенным активом. Если показатель в красной зоне, рекомендуется более детально проверить контрагента, если индикатор зеленый – компания имеет все признаки благонадежности.
- Оценка существующего порядка заключения договоров.
- Проверка существующих договоров, составление необходимых договоров, дополнительных соглашений и протоколов разногласий в целях организации порядка работы с договорами и контрагентами компании.
- Внедрение необходимого компании регламента договорной работы и проверки контрагентов. Запрос и организация хранения документов контрагентов. Запросы отчетов о должной осмотрительности.
- Контроль работы внедренного регламента.